Facture proforma : à quoi ça sert et comment bien la rédiger

Définition : une facture qui n'en est pas une

La facture proforma est un document commercial qui ressemble à une facture mais n'en a pas la valeur juridique. Elle ne crée pas de créance, ne doit pas être comptabilisée et ne sert pas à déclarer la TVA. C'est une sorte d'avant-facture ou de simulation de facture, envoyée avant que la transaction ne soit finalisée.

Les cas d'utilisation typiques

• Importation et douanes : la proforma précise la valeur des marchandises pour que les douaniers puissent calculer les droits à l'entrée, sans que la transaction ne soit encore conclue.
• Demande de financement ou de crédit documentaire : certaines banques ou organismes de financement l'exigent pour accorder un crédit à l'acheteur.
• Demande d'acompte : vous l'envoyez pour que le client vous règle un acompte avant de commencer la prestation, sans émettre encore la facture définitive.
• Confirmation de prix : dans certains secteurs (import, matières premières), elle fige un tarif le temps que le client obtienne les autorisations internes nécessaires.

Mentions obligatoires et mention à ajouter

Une facture proforma doit contenir les mêmes informations qu'une facture classique (coordonnées, description, prix HT et TTC), mais elle doit impérativement porter la mention bien visible : « FACTURE PROFORMA » ou « PRO FORMA INVOICE » pour l'international. Sans cette mention, elle peut être confondue avec une facture définitive, ce qui peut créer des problèmes comptables chez votre client.

Elle n'a pas de numéro de facture séquentiel

Justement parce qu'elle n'est pas une vraie facture, la proforma ne doit pas utiliser votre numérotation de factures. Beaucoup d'entreprises utilisent un préfixe séparé : « PF-2026-001 » ou « PROFORMA-001 ». Cela évite toute confusion comptable si un auditeur tombe dessus.

Délai entre proforma et facture définitive

Dès que la prestation est réalisée ou livrée, émettez la facture définitive. Elle remplace la proforma et c'est elle qui sera enregistrée en comptabilité par votre client. Mentionnez de préférence sur la facture définitive la référence de la proforma pour faciliter le rapprochement : « En référence à notre proforma n° PF-2026-001 du [date] ».

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